Онлайн-касса: что это, как установить выбрать и использовать в 2019 году
Что такое онлайн-касса? Это кассовый аппарат, который отвечает следующим требованиям:
- Печатает qr-код и ссылку на чеке;
- Отправляет электронные копиисеков в ОФД и покупателям;
- Имеет встроенный в корпус фискальный накопитель.
Как выбрать online-кассу?
Выбирая себе online-кассу многие новички ведутся на низкую цену, совершенно не понимая что в некоторых случаях цену указывают только за сам аппарат. Для нормального функционирования новой кассы нужны три составляющие:
- Кассовый аппарат;
- Фискальный накопитель (карта памяти, на которую записываются данные о продажах);
- Оператор фискальных данных (ОФД), который принимает фискальные данные с вашей кассы, хранит и передает в налоговую службу.
Без этих составляющих касса не будет работать, и вы станете злостным нарушителем.
Помимо этого, кассовый аппарат должен числиться в реестре контрольно-кассовой техники на сайте налоговой. Убедитесь что выбранный вами кассовый аппарат подходит именно для вашего бизнеса.
Как завести online-кассу?
Порядок организации собственной онлайн-кассы:
- Перед приобретением онлайн кассы, проверьте, есть ли оборудование, которые вы выбрали, в реестре контрольно-кассовой техники.
- Проведите бесперебойный интернет в точке продаж.
- Приобретите кассу нового образца с фискальным накопителем.
- Выберите ОФД, который будет передавать данные о пробитых чеках в налоговые органы, и заключите с ними договор.
- Получите ЭЦП для регистрации кассы через личный кабинет налогоплательщика, либо личным визитом в налоговые органы, либо с использованием электронной цифровой подписи через личный кабинет налогоплательщика (на сайте nalog.ru).
- Включите кассовый аппарат, подключите к интернету, установите настройки даты, времени, названия компании, ИНН и всё, что запросит.
- Зарегистрируйте онлайн-кассу в ИФНС, для этого:
- зайдите в личный кабинет налогоплательщика с помощью ЭЦП;
- в верхнем меню выбирете «подача заявлений» → «контрольно-кассовая техника» → «заявление о регистрации ККТ».
- заполните заявление: адрес установки (где касса будет физически находиться), модель и заводской номер кассы / ФН, отметьте галочки подходящие для вашего бизнеса, и данные личного кабинета ОФД. Перепроверьте все поля и нажите «подписать и отправить».
- в разделе «информация о документах, направленных в налоговый орган» вам придёт ответ о присвоении регистрационного номера ККТ, сохраните или распечатайте его. Внесите эти данные в свой кассовый аппарат. Касса распечатает чек с датой и временем отчет о регистрации, номером чека и фискальным признаком документа.
- далее зайдите в личный кабинет на сайте налоговой, в раздел «учет ККТ», нажмите «завершить регистрацию», в открывшемся окне введите данные из чека, и нажмите «Подписать и отправить».
- После этого можно скачать карточку регистрации ККТ.
- Активируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ОФД.
- Работайте по новым правилам и выдавайте кассовые чеки покупателям. По запросу покупателя не забывайте направлять документы по смс или на адрес электронной почты.
Какой вид деятельности может обходиться без online-кассы?
- те кто будут применять новый налог на профессиональный доход.
- работают с юридическими лицами и ИП.
- сдают в аренду жилые помещения.
- продают газету и журналы в киосках.
- продают ценные бумаги.
- продают лотерейные билеты.
- продают проездные билеты.
- обеспечивают питание учащихся и работников школ.
- торгуют на рынках, ярмарках, выставочных комплексах, за исключением магазинов, павильонов, киосков, палаток.
- занимаются разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами.
- продают в пассажирских вагонах чай.
- торгуют в киосках мороженом и безалкогольными напитками.
- торгуют из цистерны.
- принимают от населения посуду из стекла и утиль сырье.
- религиозные организации.
- продают государственные знаки почтовой оплаты.
- организации и ИП, находящиеся в отдалённых или труднодоступных местностях.
- аптечные организации, находящиеся в фельдшерских пунктах, расположенных в сельских поселениях.
- ремонтируют и окрашивают обувь.
- изготавливают и продают металические галантереи и ключи.
- Услуги по присмотру за детьми, больными, пристарелыми и инвалидами.
- реализуют изделия народных художественных промыслов.
- возделывают огород и пилят дрова.
- Оказывают услуги носильщиков.
Отсрочка применения online-касс
До 1 июля 2021 года дали отсрочку для установки онлайн-касс для ИП не имеющих наемных работников, которые:
- оказывают услуги;
- выполняют работы;
- продают товары собственного производства.
Система налогообложения теперь не играет никакой роли главное — соблюдать условия.
В случае, если ИП без онлайн-кассы наймет сотрудника, ему дается 30 дней, на ее установку.
Online-кассы и штрафы
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы:
- Для ИП и, в некоторых случаях, для организации наказание может ограничиться предупреждением.
- Для организаций в отношении должностных лиц и ИП штраф — от 1 500 до 3 000 руб.
- В отношении юридических лиц от 5 000 до 10 000 руб.
Штрафы за неприменение online-кассы:
- В отношении должностного лица — от 25% до 50% от суммы продажи, произведённой без использования кассы, но не меньше 10 000 руб.
- В отношении юридического лица и Ип — от 75% до 100% от суммы продажи, но не меньше 30 000 руб.
Повторяющиеся нарушения, приводящие к тому, что суммарный объем продаж без использования кассы, окажется более 1 000 000 руб. станет причиной:
- Для дисквалификации должностного лица на период от 1 года до двух лет!
- Приостановления функционирования юридического лица или ИП на срок до 90 суток!
Online-касса и налоговые вычеты
Кто претендует на возмещение расходов:
- ИП на патенте или ЕНВД в сфере розничной торговли или общепита, не имеющие наемных работников.
- Остальные ИП на ЕНВД и патенте.
При каких условиях можно получить налоговый вычет:
- Ваша касса должна быть включена в официальный реестр ФНС.
- Приобрести и поставить на учёт кассу необходимо до 1 июля 2019 г.
- Вычет 18.000 руб. предоставляется на каждый кассовый аппарат.
- В эту сумму может входить не только стоимость самой кассы, но и расходы на покупку фискального накопителя, необходимых программ, услуг по настройке и прочие затраты на приведение техники в рабочий режим.
Если вы совмещаете ЕНВД и патент, то получить вычет вы можете только по одному из этих режимов. По какому – считайте сами.
⠀
Как получить вычет на ЕНВД:
- Приобрести кассовый аппарат.
- Поставить на учёт до 1 июля 2019 г.
- После постановки на учёт, при сдаче декларации указать в самой декларации сумму возмещения.
- Если в квартале у вас суммы возмещения по кассе больше, чем единый налог, то остаток суммы переносите на следующий квартал.
Как получить вычет на патенте:
- Приобрести кассовый аппарат.
- Поставить на учёт до 1 июля 2019 г.
- Предоставить в налоговую уведомление об уменьшении суммы платежа по патенту. Обычно, бланк заявления предоставляет та компания, у которой вы приобретаете кассу.
Часто задаваемые вопросы
Когда нужно печатать чек?
Когда принимаем наличные — обязательно печатаем чек! При оплате картой достаточно выслать электронный чек на почту или в виде смс. НО! Если покупатель попросит бумажный чек — его надо напечатать.
Где нужно печатать чек?
Чек выдается на месте расчёта. Все, кто принимает платежи, должны иметь кассу. Это касается и курьера, и экспедитора, и торгового представителя. Пробивать фискальный чек заранее нельзя!
Что должно быть в чеке?
В чеке печатается полная информация о товарах и услугах. Нельзя печатать позиции типа «коробка 1», «коробка 2». Скидки и наценки в чеке указываются.
Является ли интернет-магазин разницей?
Разница это только офлайновые точки.
Кого не будут штрафовать после 1 июля?
Единственный способ избежать штрафа за отсутствие онлайн-кассы — это иметь на руках договор поставки фискального накопителя, заключённого до 1 июля. Налоговая знает о длительном ожидании накопителей и за это не штрафуют. При этом бумажный чек нужно выдавать покупателю и после 1 июля даже без новой кассы!
Как быть если оплачивают по счёту?
Если покупатель (физическое лицо) оплачивает покупку через расчётный счёт в банке вы обязаны выдать ему чек!
Нужна ли кассовая книга для online-кассы?
Да, нужна. Кассовая книга — это документ не для ККТ, а для учёта любой денежной наличности в так называемой главной кассе организации. А вот журнал кассира-операциониста теперь иметь не обязательно.
Нужно ли выдавать кассу каждому курьеру?
Если у вас интернет-магазин, то не надо выдавать кассу каждому курьеру. Касса может быть одна, а вот способов получения чеков несколько:
- можно направить чек клиенту на мобильный или электронную почту;
- можно обеспечить сканирование qr-кода с телефона клиентом.
Способы обойти online-кассу
В некоторых случаях, при маленьком обороте и определенных обстоятельствах, компаниям работающим через интернет есть смысл обойти использование online-кассы. Это можно сделать следующими способами:
- отправляйте свой товар по почте наложенным платежом. Клиент придёт на почту за посылкой, оплатит стоимость вещи и пересылки, а чек выдаст почта России.
- доставку курьером осуществляйте через те компании, которые работают с 54-ФЗ, т.е. при доставке, получая от клиента деньги, пробьют ему чек. Но, обратите внимание, что такие курьерские компании берут % за свои услуги.
- подключите на сайте оплату через платежного агента, который тоже работает по 54-ФЗ. Например, Робокасса — они принимают платёж от клиента, отправляют электронный чек на почту клиента, а на ваш личный кабинет поступает сумма за вычетом их %.
Эти схемы, впозволят не приобретать кассу и не ставить ее на учёт, но выгода с подобных методов будет длиться не дольше 3 лет. Примерно за 3 года их использования, комиссия за оплату услуг окажется больше стоимости кассы.