Онлайн-касса: что это, как установить выбрать и использовать в 2019 году

Что такое онлайн-касса? Это кассовый аппарат, который отвечает следующим требованиям:

1. Печатает qr-код и ссылку на чеке;
2. Отправляет электронные копиисеков в ОФД и покупателям;
3. Имеет встроенный в корпус фискальный накопитель.

Как выбрать online-кассу?

Выбирая себе online-кассу многие новички ведутся на низкую цену, совершенно не понимая что в некоторых случаях цену указывают только за сам аппарат. Для нормального функционирования новой кассы нужны три составляющие:

• Кассовый аппарат;
• Фискальный накопитель (карта памяти, на которую записываются данные о продажах);
• Оператор фискальных данных (ОФД), который принимает фискальные данные с вашей кассы, хранит и передает в налоговую службу.

Без этих составляющих касса не будет работать, и вы станете злостным нарушителем.

Помимо этого, кассовый аппарат должен числиться в реестре контрольно-кассовой техники на сайте налоговой. Убедитесь что выбранный вами кассовый аппарат подходит именно для вашего бизнеса.

Как завести online-кассу?

Порядок организации собственной онлайн-кассы:

1. Перед приобретением онлайн кассы, проверьте, есть ли оборудование, которые вы выбрали, в реестре контрольно-кассовой техники.
2. Проведите бесперебойный интернет в точке продаж.
3. Приобретите кассу нового образца с фискальным накопителем.
4. Выберите ОФД, который будет передавать данные о пробитых чеках в налоговые органы, и заключите с ними договор.
5. Получите ЭЦП для регистрации кассы через личный кабинет налогоплательщика, либо личным визитом в налоговые органы, либо с использованием электронной цифровой подписи через личный кабинет налогоплательщика (на сайте nalog.ru).
6. Включите кассовый аппарат, подключите к интернету, установите настройки даты, времени, названия компании, ИНН и всё, что запросит. 
7. Зарегистрируйте онлайн-кассу в ИФНС, для этого:
   • зайдите в личный кабинет налогоплательщика с помощью ЭЦП;
   • в верхнем меню выбирете «подача заявлений» → «контрольно-кассовая техника» → «заявление о регистрации ККТ».
   • заполните заявление: адрес установки (где касса будет физически находиться), модель и заводской номер кассы / ФН, отметьте галочки подходящие для вашего бизнеса, и данные личного кабинета ОФД. Перепроверьте все поля и нажите «подписать и отправить».
   • в разделе «информация о документах, направленных в налоговый орган» вам придёт ответ о присвоении регистрационного номера ККТ, сохраните или распечатайте его. Внесите эти данные в свой кассовый аппарат. Касса распечатает чек с датой и временем отчет о регистрации, номером чека и фискальным признаком документа.
   • далее зайдите в личный кабинет на сайте налоговой, в раздел «учет ККТ», нажмите «завершить регистрацию», в открывшемся окне введите данные из чека, и нажмите «Подписать и отправить».
   • После этого можно скачать карточку регистрации ККТ.
8. Активируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ОФД.
9. Работайте по новым правилам и выдавайте кассовые чеки покупателям. По запросу покупателя не забывайте направлять документы по смс или на адрес электронной почты.

Какой вид деятельности может обходиться без online-кассы?

• те кто будут применять новый налог на профессиональный доход.
• работают с юридическими лицами и ИП.
• сдают в аренду жилые помещения.
• продают газету и журналы в киосках.
• продают ценные бумаги.
• продают лотерейные билеты.
• продают проездные билеты.
• обеспечивают питание учащихся и работников школ.
• торгуют на рынках, ярмарках, выставочных комплексах, за исключением магазинов, павильонов, киосков, палаток.
• занимаются разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами.
• продают в пассажирских вагонах чай.
• торгуют в киосках мороженом и безалкогольными напитками.
• торгуют из цистерны.
• принимают от населения посуду из стекла и утиль сырье.
• религиозные организации.
• продают государственные знаки почтовой оплаты.
• организации и ИП, находящиеся в отдалённых или труднодоступных местностях.
• аптечные организации, находящиеся в фельдшерских пунктах, расположенных в сельских поселениях.
• ремонтируют и окрашивают обувь.
• изготавливают и продают металические галантереи и ключи.
• Услуги по присмотру за детьми, больными, пристарелыми и инвалидами.
• реализуют изделия народных художественных промыслов.
• возделывают огород и пилят дрова.
• Оказывают услуги носильщиков.

Отсрочка применения online-касс

До 1 июля 2021 года дали отсрочку для установки онлайн-касс для ИП не имеющих наемных работников, которые:

• оказывают услуги;
• выполняют работы;
• продают товары собственного производства.

Система налогообложения теперь не играет никакой роли главное — соблюдать условия.

В случае, если ИП без онлайн-кассы наймет сотрудника, ему дается 30 дней, на ее установку.

Online-кассы и штрафы

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы:

• Для ИП и, в некоторых случаях, для организации наказание может ограничиться предупреждением.
• Для организаций в отношении должностных лиц и ИП штраф — от 1 500 до 3 000 руб.
• В отношении юридических лиц от 5 000 до 10 000 руб.

Штрафы за неприменение online-кассы:

• В отношении должностного лица — от 25% до 50% от суммы продажи, произведённой без использования кассы, но не меньше 10 000 руб.
• В отношении юридического лица и Ип — от 75% до 100% от суммы продажи, но не меньше 30 000 руб.

Повторяющиеся нарушения, приводящие к тому, что суммарный объем продаж без использования кассы, окажется более 1 000 000 руб. станет причиной:

• Для дисквалификации должностного лица на период от 1 года до двух лет!
• Приостановления функционирования юридического лица или ИП на срок до 90 суток!

Online-касса и налоговые вычеты

Кто претендует на возмещение расходов:

• ИП на патенте или ЕНВД в сфере розничной торговли или общепита, не имеющие наемных работников.
• Остальные ИП на ЕНВД и патенте.

При каких условиях можно получить налоговый вычет:

• Ваша касса должна быть включена в официальный реестр ФНС.
• Приобрести и поставить на учёт кассу необходимо до 1 июля 2019 г.
• Вычет 18.000 руб. предоставляется на каждый кассовый аппарат.
• В эту сумму может входить не только стоимость самой кассы, но и расходы на покупку фискального накопителя, необходимых программ, услуг по настройке и прочие затраты на приведение техники в рабочий режим.

Если вы совмещаете ЕНВД и патент, то получить вычет вы можете только по одному из этих режимов. По какому – считайте сами.
⠀
Как получить вычет на ЕНВД:

• Приобрести кассовый аппарат.
• Поставить на учёт до 1 июля 2019 г.
• После постановки на учёт, при сдаче декларации указать в самой декларации сумму возмещения.
• Если в квартале у вас суммы возмещения по кассе больше, чем единый налог, то остаток суммы переносите на следующий квартал.

Как получить вычет на патенте:

• Приобрести кассовый аппарат.
• Поставить на учёт до 1 июля 2019 г.
• Предоставить в налоговую уведомление об уменьшении суммы платежа по патенту. Обычно, бланк заявления предоставляет та компания, у которой вы приобретаете кассу.

Часто задаваемые вопросы

Когда нужно печатать чек?
Когда принимаем наличные — обязательно печатаем чек! При оплате картой достаточно выслать электронный чек на почту или в виде смс. НО! Если покупатель попросит бумажный чек — его надо напечатать.

Где нужно печатать чек?
Чек выдается на месте расчёта. Все, кто принимает платежи, должны иметь кассу. Это касается и курьера, и экспедитора, и торгового представителя. Пробивать фискальный чек заранее нельзя!

Что должно быть в чеке?
В чеке печатается полная информация о товарах и услугах. Нельзя печатать позиции типа «коробка 1», «коробка 2». Скидки и наценки в чеке указываются.

Является ли интернет-магазин разницей?
Разница это только офлайновые точки.

Кого не будут штрафовать после 1 июля?
Единственный способ избежать штрафа за отсутствие онлайн-кассы — это иметь на руках договор поставки фискального накопителя, заключённого до 1 июля. Налоговая знает о длительном ожидании накопителей и за это не штрафуют. При этом бумажный чек нужно выдавать покупателю и после 1 июля даже без новой кассы!

Как быть если оплачивают по счёту?
Если покупатель (физическое лицо) оплачивает покупку через расчётный счёт в банке вы обязаны выдать ему чек! 

Нужна ли кассовая книга для online-кассы?
Да, нужна. Кассовая книга — это документ не для ККТ, а для учёта любой денежной наличности в так называемой главной кассе организации. А вот журнал кассира-операциониста теперь иметь не обязательно.

Нужно ли выдавать кассу каждому курьеру?
Если у вас интернет-магазин, то не надо выдавать кассу каждому курьеру. Касса может быть одна, а вот способов получения чеков несколько:

• можно направить чек клиенту на мобильный или электронную почту;
• можно обеспечить сканирование qr-кода с телефона клиентом.

Способы обойти online-кассу

В некоторых случаях, при маленьком обороте и определенных обстоятельствах, компаниям работающим через интернет есть смысл обойти использование online-кассы. Это можно сделать следующими способами:

• отправляйте свой товар по почте наложенным платежом. Клиент придёт на почту за посылкой, оплатит стоимость вещи и пересылки, а чек выдаст почта России.
• доставку курьером осуществляйте через те компании, которые работают с 54-ФЗ, т.е. при доставке, получая от клиента деньги, пробьют ему чек. Но, обратите внимание, что такие курьерские компании берут % за свои услуги.
• подключите на сайте оплату через платежного агента, который тоже работает по 54-ФЗ. Например, Робокасса — они принимают платёж от клиента, отправляют электронный чек на почту клиента, а на ваш личный кабинет поступает сумма за вычетом их %. 

Эти схемы, впозволят не приобретать кассу и не ставить ее на учёт, но выгода с подобных методов будет длиться не дольше 3 лет. Примерно за 3 года их использования, комиссия за оплату услуг окажется больше стоимости кассы.